Un dossier à prendre au sérieux

Le dossier de location de logement doit se faire avec le plus grand sérieux, autant pour sa constitution, côté locataire, que pour son étude, côté propriétaire-bailleur ou de l’agence immobilière qui le représente. En effet, une fois le bail signé, il sera difficile de revenir en arrière, et il est toujours désagréable de se retrouver avec un locataire s’avérant mauvais payeur ou un propriétaire refusant de réaliser les réparations incombant à sa charge. C’est donc avant la signature du bail et la remise des clés que tout se joue, d’où l’importance d’un bon dossier de location. Or, la définition d’un bon dossier ne se trouve pas dans la loi, qui se contente de limiter les dérives, mais doit tenir compte à la fois des attentes du propriétaire et du locataire.

Attentes du propriétaire

Le propriétaire-investisseur d’un logement à louer cherche avant tout un locataire avec lequel il n’aura pas de problèmes, en premier lieu financiers. Ainsi, la première attente, parfaitement légitime, du propriétaire sera de s’assurer de l’identité du candidat à la location, ainsi que de ses revenus.

Un dossier de location devra donc avant tout comporter une copie d’une pièce d’identité en cours de validité du ou des locataires, ainsi que de leurs garants, le cas échéant. En complément, un justificatif de domicile est le bienvenu, comme la copie d’une récente quittance de loyer, d’une facture de la compagnie d’électricité ou de gaz, ou encore d’une taxe d’habitation. Afin de s’assurer de l’exactitude de ces copies, le propriétaire scrupuleux pourra réclamer de voir les originaux (mais non de les conserver), voire effectuer lui-même les copies, ce qui peut être une pratique systématique dans certaines agences immobilières, par exemple.

En plus, le locataire doit justifier de ressources financières suffisantes pour la location du logement. Ainsi, les propriétaires s’attendent à ce que le loyer hors charges ne dépasse pas 25 à 33 % des revenus nets de leurs locataires qui devront donc justifier de ressources d’au moins 3 à 4 fois supérieures au montant du loyer. La même règle est à appliquer aux éventuelles personnes se portant garantes, puisqu’ils pourront avoir à assumer, en cas de défaut de paiement du locataire, la totalité des sommes dues par le locataire au propriétaire dans le cadre du contrat de bail.

Le dossier de location se doit donc de comporter un ou plusieurs justificatifs de revenus, autant pour le locataire que de son garant. Il est habituel de fournir les trois dernières fiches de paie (parfois, une seule est suffisante), ainsi qu’un éventuel contrat de travail. En complément, le dernier d’avis d’imposition sur le revenu peut être demandé. Dans tous les cas, il ne faut pas omettre de compter dans ses revenus d’éventuelles aides familiales, l’aide personnalisée au logement (APL), ou encore une pension alimentaire.

Si ce n’est pas obligatoire, c’est une norme établie, un RIB et un éventuel chèque barré devront eux aussi être fournis, indiquant au propriétaire la domiciliation bancaire du locataire et lui permettant d’établir, en cas de signature du contrat de bail, un prélèvement automatique du loyer.

Dans le cas particulier des travailleurs non salariés (artisans, commerçants, auto-entrepreneurs, gérants de société, etc.), le propriétaire peut demander des informations supplémentaires visant à estimer la viabilité financière de son futur locataire, comme par exemple non pas juste le dernier, mais les trois derniers avis d’imposition sur le revenu, voire, pour les propriétaires les plus pointilleux, les trois derniers bilans de la société d’un gérant candidat à la location du logement.

Mais ces éléments ne suffisent pas toujours à rassurer tous les propriétaires de logements qui craignent des impayés. Aussi, ils pourront se rassurer en joignant éventuellement le propriétaire du précédente habitation occupée pour s’assurer auprès de lui de la régularité des loyers effectivement perçus, ou encore de l’état du logement laissé en partant.

Enfin, le propriétaire devra s’assurer que le locataire aura pris soin d’assurer le logement qu’il s’apprête à occuper. Ainsi, le locataire devra remettre au propriétaire une attestation d’assurance, au plus tard au moment de la remise des clés.

Attentes du locataire

Le futur locataire a lui aussi des attentes légitimes envers le logement à louer, d’une part, et son propriétaire, d’autre part. Il convient donc aussi de le satisfaire.

Ainsi, le logement doit correspondre à sa description figurant sur le contrat de bail. Par exemple, lorsque celui-ci fait mention d’une cave, celle-ci doit être mise à disposition du locataire. Il est prudent, en particulier lorsque l’on passe par une agence immobilière dont la personne en charge des visites ne connaît pas forcément le détail du bien, de visiter cette cave afin de s’assurer de sa réalité.

En outre, le logement doit être livré dans un bon état d’usage et d’entretien. Ainsi, les réparations devant être effectuées avant la prise de possession des clés restent à la charge exclusive du propriétaire. De plus, le logement doit respecter les normes sanitaires et de sécurité en vigueur, en particulier pour ce qui est de l’installation électrique, parfois mal entretenue dans les logements modestes les plus anciens.

Enfin, le propriétaire a une obligation de restituer la caution au locataire quittant un logement dans les deux mois à compter de la date de fin du bail, caution minorée des éventuelles réparations ou autres sommes dues. Attention toutefois : si l’entretien du bien incombe au locataire, le propriétaire ne peut exiger la réparation ou le remplacement d’une moquette correctement entretenue, mais usée par le temps.

Pièces à fournir

Pour résumer, la liste des pièces à fournir habituellement par le candidat locataire au propriétaire dans le cadre d’un dossier de location de logement est celle-ci, pour chacun des locataires et de leurs garants éventuels :

• informations de contact du locataire candidat : nom, prénom, adresse postale, numéros de téléphone (fixe, mobile, travail), email, etc. ;
• pièce d’identité : carte d’identité, permis de conduire, passeport, carte de résident, carte de séjour ;
• justificatif de domicile : contrat de bail, trois dernières quittances de loyer, dernière facture de la compagnie d’électricité ou de gaz, taxe d’habitation, etc. ;
• justificatif de revenus : contrat de travail, attestation d’employeur, trois derniers bulletins de salaire, dernier avis d’imposition sur le revenu, justificatif d’aides familiales, APL, pension alimentaire, etc.

Le candidat locataire se munira idéalement autant des copies qu’il laissera avec son dossier, que des originaux, dont il pourra justifier auprès du propriétaire, mais qu’il conservera.

Enfin, lors de la signature du bail, le locataire devra fournir, s’il y a lieu, acte de caution manuscrit recopié et signé par le garant, qui recevra lui aussi une copie du bail pour lequel il se porte caution. De plus, au moment de la remise des clés au plus tard, le locataire devra remettre au propriétaire une attestation d’assurance du logement qu’il s’apprête à occuper.

Les plus

Il faut garder à l’esprit que le propriétaire a tout loisir de préférer un candidat à un autre suivant des critères qui lui sont propres, tout comme le locataire est libre de choisir son futur logement. Il est alors important de faire bonne impression. Une tenue correcte et un comportement irréprochable lors des visites du bien sont bien vus. Si des enfants devaient participer à la visite, il est prudent de s’assurer de leur attitude calme. De plus, avoir sur soi un dossier de location prêt à être déposé est un signe de sérieux apprécié des propriétaires.

Plus anecdotique, mais qui n’est pas à négliger pour autant, il est bon de faire en sorte que le dossier déposé se distingue des autres, et sans pour autant paraître excentrique, qu’il apparaisse le plus solide et sérieux possible, témoignant, outre des faits objectifs qu’il rapporte, du soin que le locataire apporte à sa candidature et l’intérêt qu’il porte au logement. Ainsi, une pochette en carton ou en plastique non encombrante, légère, facile à transporter et à manipuler, pourra regrouper l’ensemble des documents. Des couleurs aux tons rassurants, tels le bleu, couleur apaisante et calme, ou le vert, couleur de l’espoir et de la stabilité, ne pourront pas nuire au dossier. Attention à la manière d’attacher les feuillets entre eux. Ceux-ci devant être aisément manipulés, l’agrafe est à proscrire. Mieux vaut opter pour un trombone ou des pochettes de couleurs correctement intitulées : informations locataires, informations garants, etc.

Interdits

Si la loi laisse une grande marge de manœuvre au propriétaire quant au choix de ses locataires, celle-ci interdit certaines discriminations.

Ainsi, la loi interdit au propriétaire de réclamer au candidat locataire de lui fournir une photo d’identité seule (non liée à une pièce d’identité), ou encore sa carte d’assuré social.

De plus, la loi interdit toute discrimination sur les critères liées à la personne elle-même, comme la discrimination sur la base de son origine, son patronyme, son apparence physique, son sexe, sa situation de famille, son état de santé, son handicap, ses mœurs, son orientation sexuelle, ses opinions politiques, ses activités syndicales ou son appartenance ou sa non appartenance vraie ou supposée à une ethnie, une nation, une race ou une religion particulières.